ISTILAH KEARSIPAN

Istilah arsip dalam kosakata bahasa Indonesia merupakan serapan dari kata archief , dari bahasa Belanda. Dalam pengertian Belanda, archief terbagi dua:dynamisch archief (arsip dinamis) dan statisch archief (arsip statis) atau kadang-kadang disingkatarchief (arsip) saja. Di Indonesia, umumnya digunakan istilah arsip (saja) untuk menyebut suatu surat/dokumen sebagai arsip dinamis atau statis, yang apabila ditelusuri lebih jauh dapat menimbulkan kerancuan. Misalnya penerapan istilah Jadwal Retensi Arsip; akan memunculkan pertanyaan, apakah retensi berlaku untuk arsip dinamis sekaligus arsip statis? Atau hanya berlaku untuk arsip dinamis?

Globalisasi yang mendera dunia, juga mengimbas ke Indonesia. Dalam bidang bahasa, bahasa Inggris semakin merasuk ke dalam kehidupan masyarakat Indonesia. Tak terkecuali dalam bidang kearsipan. Banyak penyesuaian pengertian arsip dengan konteks bahasa Inggris, yang sering disebut konteks Anglo-Saxon. Dalam konteks Anglo-Saxon, dibedakan antara pengertian record(s) dengan konseparchives. Berikut tabel perbedaan istilah-istilah mendasar ini:

Belanda                   | Anglo-Saxon| Indonesia

Dynamisch archief | Record               | Arsip dinamis

Statisch archief       | Archives            | Arsip statis

Pengertian arsip statis ini sering disingkat arsip saja, sesuai dengan penggunaan internasional. Sebagai contoh International Council on Archives (ICA), yang bergerak dalam bidang arsip statis atau arsip saja.

Pembahasan mengenai pengertian-pengertian kearsipan dalam tulisan berikutnya, konteks istilah yang digunakan adalah menggunakan konteks Anglo-Saxon. Ini ditentukan agar didapat kesepahaman awal untuk pembahasan lebih lanjut.

Access – Akses, jalan masuk. Pemberian izin untuk:

1. Penggunaan fasilitas rujukan lembaga arsip

2. Mempelajari arsip dan rekod individual atau koleksi milik sebuah depot arsip

3. Menyarikan informasi dari arsip dan rekod untuk kepentingan penelitian dan penerbitan

Akses dapat dibatasi untuk melindungi kerusakan fisik rekod asli atau melindungi informasi konfidensial.

Acces policy – kebijakan/garis haluan akses. Aturan tertulis terkait rekod dan seri mana yang dapat diakses dan syarat-syaratnya.

Accessibility – ketersediaan materi kearsipan untuk keperluan konsultasi. Ditentukan faktor-faktor: otorisasi hukum, kedekatan materi arsip dan pengguna, format tergunakan, keberadaan sarana bantu temu.

Accession – Tambahan arsip.

1. Sekelompok rekod atau arsip, berasal dari satu sumber dan diterima depot arsip secara bersamaan

2. Proses penerimaan secara formal dan pencatatan tanda terima rekod pada depot arsip.

Accession list/register – Senarai/register tambahan arsip

Accrual – Akrual, penambahan arsip. Pengadaan arsip yang diterima sesuai dengan prosedur tertentu serta penambahan pada seri arsip yang telah dimiliki sebelumnya.

Accumulation – Akumulasi. Pendokumentasian arsip dan rekod/arsip dinamis.

Sumber: Kamus Istilah Kearsipan, Sulistyo-Basuki, Kanisius: 2005.