pentingnya arsip dalam pemerintahan

Dalam menjalankan pelaksanaan tugas lembaga-lembaga pemerintah/swasta maupun perorangan tak bisa lepas dari kegiatan surat menyurat sebagai pendukung pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Namun sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Arsip dianggap sebagai barang yang tidak beharga sehingga dibiarkan teronggok disudut ruangan kantor.

Bila kita mendengar kata arsip tentu yang terbayang pada benak kita adalah tumpukan tumpukan kertas yang memenuhi ruang kerja dan meja kantor, bahkan ada sebagian kantor yang menyimpan arsip dengan cara memasukkannya kedalam karung, penuh dengan debu dan kotor.Janganlah anda menganggap remeh sebuah arsip, meskipun itu hanya selembar kertas.

Tentunya anda pernah mendengar arsip bisa menyelamatkan negara!. Ingat akan kasus tuduhan suap atas dua pimpinan KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah. Ketika itu Bibit dituduh menerima uang suap dari Ary Muladi di Belagio Residence Jakarta pada tanggal 18 Agustus 2008, tuduhan itu bisa dengan mudah dimentahkan. Alibinya adalah adanya surat undangan dari Pemerintah Peru, paspor dengan stempel dari Kantor Imigrasi, surat jalan KPK untuk tanggal 11 sd. 18 Agustus 2008 dan tiket penerbangan.

Pada dasarnya sebuah arsip mirip dengan perpustakaan, yang membedakan adalah kalau perpustakaan bebas dikunjungi oleh siapa saja, sedangkan sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi orang, kecuali arsip negara yang memang dijadikan sebagai obyek wisata.

Pengertian Arsip

Banyak definisi tentang arsip, namun disini penulis hanya akan memberikan 3 (tiga) pengertian tentang arsip. Kata “arsip” merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang berarti tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta (Atomosudirjo : 1982).

Menurut UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan menurut International Standars Organization (ISO/DIS 15489) arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.

Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah bagimana cara menyimpan arsip yang mudah sehingga arsip yang kita butuhkan bisa dengan cepat kita temukan.kembali.

Cara mudah menyimpan arsip

Kesadaran akan arti pentingnya arsip harus tertanam pada semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Apa jadinya kalau kita tidak perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya kita akan kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat atau dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab.

Untuk itu kita harus menyadari dan perlu kita tanamkan pada diri kita sendiri sebagai karyawan betapa pentingnya sebuah arsip, sehingga nantinya kita akan memperlakukan arsip dengan baik dengan cara menyimpan sebagaimana mestinya sebuah arsip. Untuk menghindari tumpukan arsip dimeja dan ruang kerja hendaknya sebuah arsip tersebut dipilah terlebih dahulu dengan mengidentifikasi kegunaan arsip tersebut apakah termasuk arsip aktif atau arsip inaktif .

Jika dalam kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat meja kita guna memudahkan penggunaannya, disamping itu penyimpanan arsip harus berdasarkan sistem kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka kita simpan dekat dengan meja kita.

Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya lita serahkan pada unit kearsipan (central arsip ) organisasi atau dapat dimusnahkan dengan memperhatikanb karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut.

Apabila kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip aktif atau arsip inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan ruang kerja, juga kita terhindarkan dari permasal;ahan yang timbul karena hilangnya sebuah dokumen atau arsip.

Belajar dari kasus Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah di atas, apa jadinya kalau tidak ada arsip berupa surat undangan, tentu polisi bisa membuat keputusan yang keliru dan kursi sejumlah pimpinan KPK akan kosong.

Sumber : Gema Bersemi Edisi 02 Tahun 2011